Implementare WMS – semnare contract

Continuam procesul de implementare WMS si in articolul de astazi as vrea sa va povestesc despre semnarea contractului si clauzele la care trebuie sa aveti grija.

Este unul dintre cei mai importanti pasi si, incepand din prima secunda dupa semnarea contractului e foarte posibil sa incepti sa dati bani mai multi decat v-ati planificat daca nu sunteti atenti la ceea ce semnati.

In mod general fiecare contract de implementare este diferit in functie de firma care il face, dar, daca o sa cititi mai multe o sa va dati seama ca au foarte multe elemente comune, mai ales cele importante.

General, pot sa va spun citeva elemente importante de care sa tineti seama cand semnati contractul:

  1. primul sfat pe care vi-l pot da este ca pe langa avocat sa luati un expert care sa va ajute in descifrarea contractului, un avocat (poate doar sa fie specializat pe zona de IT, dar e greu de gasit unul asa) nu este suficient. Cititi mai departe sa vedeti de ce. Daca vrei un specialist pe zona asta il putem furniza noi.
  2. Obiectul contractului. De aici si de la definitiile termenilor pleaca tot. Aici trebuie specificat ca vi se va furniza o solutie software FUNCTIONALA cu serviciile aferente, am scris functionala cu litere mari pentru ca e important si nu o sa gasiti niciunde in contract ce insemna functionala si de aceea trebuie definit. De exemplu: functionala poate insamna sa fie pusa pe un computer sa nu aiba erori de instalare si cand intri accesezi paginile sa functioneze. Asta nu e suficient! De asemenea poate insemna sa suporte sa fie utilizata in acelasi timp de 100 de utilizatori care fac operatii in aplicatie. Asata e altceva fata de prima definitie, dar neexistand nici o definitie in contract este la libera interpretare a partilor, e adavarat ca veti avea intaietate la interpretare pentru ca nu e un contract facut de voi, dar, ca sa evitati orice problema,e bine ca lucrurile sa fie clare.
  3. Atentie la documentul care se face dupa auditare si care trebuie semnat de catre dumneavoastra. Dupa semnarea contractului exista o faza de auditare in care un consultant al firmei vine si auditeaza procesele. Scopul este sa vada cum sunt procesle fizice si ce trebuie modificat in soft astfel incat sa emuleze procesele fizice. Daca nu ati facut partea acea de mapare si optimizare de procese cu un consultant independent (cea de care discutam intr-un articol trecut), acum va fi facuta de firma de soft si acum veti vedea si cuantifica gresela de a nu face acel pas. De obicei, in contracte se specifica ca orice modificare sa traduce printr-o cerere de modificare (Change Request, CR pe scurt) care inseamna ca o sa bagati mana adanc in buzunar, adica din momentul asta sumele de la care ati plecat initial incep sa se mareasca considerabil. In aceasta faza va trebuie un project manager bun care sa stie ce se poate face in soft (si ce e recomandat sa se faca in soft) si ce e recomandat sa se faca in afara softului, altfel o sa faceti totul in soft, o sa coste mult, o sa dureze mult si o sa constatati, dupa o perioada ca ati dat banii de pomana pe anumite functionalitati pe care nu le foloseste nimeni (daca nu aveti project managerul va ajutam noi cu asta, dar trebuie sa retineti ca un astfel de om experiementat va salveaza o gramada de bani). De obicei, in contract, este specificat ca asta este documentul de baza a tot ceea ce va urma si ca odata semnat devine biblia proiectului in tot ce inseamna operational si financiar. Tot in contract, de obicei, se prevede un termen de semnare al acestui document de 10-15 zile de la data finalizarii lui (Atentie, nu de la trimitere ci de la finalizare). Tot acolo se prevede faptul ca acest document se considera acceptat automat daca el nu se semneaza in perioda specificata. Un astfel de document are de obicei citeva sute de pagini (200-300 de pagini), fiind facut astfel pentru a putea fi foarte greu de parcurs in cele 10-15 zile. El e plin termeni tehnici si chestiuni de IT care nu sunt foarte usor de inteles si de parcurs de catre un novice, si, in foarte multe cazuri el e copy-paste de la alte implementari (in unele cazuri, daca stati sa parcurgeti un astfel de document o sa vedeti ca au ramas numele clientilor vechi pe acolo). Termenele si modul de semnare al documetului trebuie sa fie prins in contract astfel incat sa va dea posibilitatea sa nu acceptati acest document, daca vrei asta. MARE ATENTIE AICI!
  4. De obicei, inainte de inceperea procedurilor de auditare vi se cere un avans, care e destul de consistent, mascat de plata unor licente. Scopul avansului este sa va „oblige” sa semnati documentul de mai sus. Adica sa aveti un argument in plus sa nu renuntati in cazul in care va vine cumva ideea asta si v-ati prins de „susanale”.
  5. De aici in colo, odata cu semnare acontractului standard, incepe distractia si vi se deschide potofelul fara ca voi sa fi vrut in mod explicit si constient asta, si odata intrati in hora trebuie sa jucati pentru ca nu prea mai e cale de intoarcere (e foarte greu sa renunti atat din considerente operationsle cat si financiare).

Sper ca v-am facut atenti si ca v-am tras niste semnale de alarma. si ca, cel putin de acum incolo o sa fiti atenti la astfel de contracte. Atentie ca astfel de clauze sunt valabile la orice fel de contracte de soft, ca este el WMS, ERP sau orice altceva.

Daca aveti nevoie de ajutor apelati cu incredre ca o sa va ajutam. Trebuie sa retineti ca intr-un articol de blog nu putem scrie tot si ca mai sunt si alte chestiuni care sunt „prinse” in contract in mod destept si de care voi nu va prindeti in mod normal inainte ci, in mai fericit caz, va prindeti cand incepeti sa dati bani multi.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *