Proces de implementare WMS – audit

Continui seria de articole proces de implementare WMS, iar in articolul acesta am sa va vorbesc despre prima etapa efectiva de implementare. Dupa semnarea contractului urmeaza desemnarea project maanagerilor din partea firmei de soft, firmei dumneavoastra si eventual a firmei de consultanta daca exista firma de consultanta (noi va recomandam sa apelati la o firma de consultanta care sa va ajute in tot acest proces complex).

Dupa desemnarea project managerilor se va stabili planul de implementare (cu etapele detaliate si termenele care trebuiesc agreate de catre parti). Aprobabrea planului se face dupa o prezentare a lui intr-o sedinta la care participa managementul companiilor participante. In aceasta sedinta se stabilesc ultimele detalii ale planului si se aproba planul. Trebuie sa aveti grija ca orice plan nu iese asa cum e planificat pentru ca mai apar situatii neprevazute (de obicei generate de situatii din organizatie), situatii care apar oricata experienta ar avea cei care fac planul si, de aceea, e recomandat sa va lasati loc de modificare a planului si toate partile sa agreeze asta.

Urmatoarea etapa este cea de audit a proceselor, audit care se face din partea firmei de soft. Daca maparea proceselor si documentarea exista si a fost facuta inainte, iar tot procesul de selectie si ofertare s-a facut pe baza acelui document, procesul acesta, facut acum de firma de soft, ar trebui sa fie doar o formalitate in care ei sa se asigure ca sunt prinse toate procesele si ca nu e ceva care a scapat. Daca aceasta etapa nu a fost realizata si documentata inainte ar trebui sa fie facuta in mod profesional acum, adica in urma acestei etape ar trebui sa aveti o mapare si o documentare a proceselor (ar fi bine si o optimizare a lor, dar asta nu se va intampla daca nu s-a facut inainte pentru ca ar prelungi mult durata proiectului, iar firmad esoft probabil ca nu ar agrea asta foarte usor). In urma acestei etape se stabilesc modificari care trebuiesc facute solutiei software WMS sau ERP, vestitele CR (Change Request). De obicei in aceasta etapa firma de soft va face o auditare a proceselor din punctul lor de vedere, adica doar din punctul de vedere al gasirii locurilor unde trebuie modificata solutia software. Trebuie sa intelegeti ca pe ei nu ii intereseaza sa aveti procese optimizate (chiar daca ei va spun asta) ci, scopul acestei etape, chiar daca se cheama auditare de procese, este sa vada unde le trebeuie CR-uri si sa evalueze cate resurse implica fiecare CR pentru ca apoi sa va  dea pretul care trebuie sa-l achitati.

In urma acestui proces va rezulta un document de analiza care detaliaza fiecare CR, de obicei este un docuemnt tehnic care spune ca anume trebuie sa se faca in solutie, ce modificari se fac in baza de date (din ce campuri se iau datele, ce campuri se modifica etc) si ce modificari se vor face in interfata. Cineva care nu cunoaste solutia WMS sau solutia ERP la care se face referire (asa cum e cazul vostru pentru ca nu ati lucrat cu ea) nu va intelege prea mult dintr-un astfel de document.

De obicei, un astfel de document e foarte mare (200-300 de pagini), extrem de tenhic, facut special pentru a fi greu de inteles si urmarit. Cu toate asta odata ce ati semnat acest document el devine biblia dupa care se va ghida proiectul si dupa care se va plati proiectul. CR-urile respective pot dubla valoarea ofertata a proiectului (am vazut situatii in care s-a triplat suma ofertat initial), asa ca trebuie sa aveti mare grija in etapa asta. Tot de obicei, in compania dumneavoastra si nici in compania de consultanta nu exista expertiza sa spuna daca e corect sau nu ce e in acel docuemnt si daca nu exista o solutie mai buna si mai ieftina pentru dumneavoatsrade a rezolva problemele respective din punct de vedere al rezolvarilor problemlor in solutia software, de aceea e recomandat ca acest document sa se faca intr-un format agreat de voi, astfel incat sa poata fi inteles de toata lumea.

Acum poate ca intelegeti care e diferenta intre mapare si documentare procese inainte de alegere solutie software si audit de procese facut de firma de soft: diferenta semnificativa este data de faptul ca in prima situatie semnati contractul si oferta pe ceea ce cunoasteti deja si aveti in control, iar in a doua situatie semnati un contract pe o oferta estimativa, nu veti avea procese optimizate si aveti mari certitudini ca pretul final al proiectului va diferi mult de cel din oferta initiala. Adica, in a doua varianta, la momentul semnarii contractului aveti o singura certitudine: ca veti scoate niste bani din buzunar in urmatoarea perioada, citi bani si in ce perioada asta se va lamuri ulterior. In prima situatie toate astea devin certitudini.

O sa continui intr-un alt articol, asa ca ramaneti aproape. Nu uitati ca orice fel de proiect de implementare aveti: ERP, WMS, TMS noi va putem ajuta in proiect ca si project manageri alaturi de echipa dumneavoastra si asa cum vedeti avem experienta in astfel de proiecte.

Un comentariu la “Proces de implementare WMS – audit

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *